Poste secrétariat / réception H/F (80%)

Votre mission

Vous êtes la tour de contrôle du Centre NeuroFit, Centre de Médecine intégrative à Lausanne. Vous vous occupez et prenez la responsabilité de l’accueil physique et téléphonique des patients, de la gestion de l’agenda et de la prise de rendez-vous, de la préparation et du classement des dossiers cliniques, du routage des patients et des tâches administratives.

Vous offrez ainsi une expérience fluide, transformative et de haute qualité à nos patients.

Vous déchargez le Dr Pauli et Mme Cecilia Pauli de l’administratif afin qu’ils puissent se concentrer pleinement sur la clinique et le coaching.

Votre savoir-être et votre savoir-faire  maintiennent un back-office très bien organisé et à jour, un centre accueillant et une ambiance apaisante malgré un haut volume de service.

Selon votre expérience professionnelle et compétences, vous aurez l'occasion, dans un deuxième temps, de participer à apporter des solutions concrètes aux challenges administratifs du quotidien et aider à l’amélioration des processus et des procédures du poste.

Ce que nous attendons de vous

1. Une envie irrépressible de vous investir dans une équipe passionnée et de grandir ensemble en conscience.
2. Maîtriser l’agenda et le suivi administratif des patients et participer à maintenir un taux de compliance aux rendez-vous de > 95% et un taux de patients « portés disparus sans explications » à moins de 1%.
3. Maîtriser nos offres de services et orienter les nouveaux patients vers les consultations initiales les plus appropriées à leurs besoins  et vous êtes responsables du routage du patient dans les diverses salles et de la coordination de leurs thérapies.
4. Maintenir consciencieusement et avec organisation la petite caisse, les commandes, le stock et les statistiques associées à votre poste.
5. Participer à l’éducation des patients et découvrez chaque semaine au moins une opportunité d'inviter à référrer.
6. Améliorer l’organisation de votre poste et participer à l’amélioration de nos processus et procédures.

Vos responsabilités

• Accueil physique et téléphonique chaleureux des patients
• Maîtrise de l’agenda et de la prise des rendez-vous, du routage et de la compliance des patients
• Déchargez le Dr Pauli et Mme Pauli de tout challenge administratifs et logistiques en proposant proactivement des options de solutions
• Maintenir un back-office très bien organisé, suivre et améliorer nos systèmes et procédures administratifs
• Connaître les patients et leurs besoins et maintenir un environnement chaleureux, accueillant et apaisant.
• Intégrer progressivement notre modèle de la santé et devenir petit à petit l'ambassadeur/l'ambassadrice de notre motto: guérir naturellement, vivre consciemment.
• Participer quotidiennement à un appel de débriefing d'une dizaine de minutes et appliquer au quotidien votre "discipline" de développement personnel
• Fournir chaque semaine un « feelback », un debrief de comment vous allez, ce qui va bien et les challenge que vous pourriez avoir.
• Participer chaque semaine à une réunion d’équipe de 20 minutes
• Participer tous les trois mois à une demi-journée de planification.

Indicateurs de performance

• Savoir-être et alignement à nos valeurs
• Nombre de rendez-vous futurs agendés
• Pourcentage de rendez-vous maintenus
• Pourcentage de « portés disparus »
• Pourcentage de consultations spécialisées
• Opportunité d'invitation à référrer

Compétences recherchées

• Intention fondamentale de se développer et de grandir en conscience
• Attitude positive et volontaire, dynamisme centré, bonne forme physique et bonne capacité d'adaptation
• Consciencieux, organisation et attentions aux détails
• Esprit d'équipe et intégrité dans ses engagements, envie de s'investir dans une équipe passionnée et une vision de contribution
• Apport proactif de solutions et amélioration des systèmes
• Maîtrise de Word, Excel et Google Drive
• A l'aise avec Internet et l'informatique
• Excellente maîtrise orale et écrite du français
• Connaissance de base de l'anglais

Culture d'entreprise

Vous êtes naturellement aligné(e) à nos 10 valeurs fondamentales:

1. Etat d'esprit positif et constructif

2. Servir de manière inoubliable

3. Talent unique au sein d'une équipe

4. Moteur du changement

5. Ouverture d'esprit et créativité

6. Continuer d'apprendre et de grandir ... en conscience

7. Contribution épanouissante

8. Respect, honnêteté, intégrité et authenticité

9. Responsabilité et humilité

10. Cohérence, alignement et preuve vivante

Ce poste n'est pas pour vous si

• vous n'êtes pas intéressé(e) par la médecine naturelle
• vous n'êtes pas intéressé(e) ou pas prêt(e) à vous développer personnellement et à grandir en conscience
• vous n'êtes pas à l'aise dans une organisation entrepreneuriale (voir notre crédo sur la page suivante) et/ou n'avez pas d'intérêt à vous investir dans une vision d'entreprise et de contribution

Environnement et logistique

• Poste à 80% sur 3 jours (lundis à mercredi)
• Poste humainement enrichissant, mais également intense. Vous serez au contact de patients présentant des problématiques chroniques complexes. Nous ne pouvons les aider à aller mieux que si nous allons bien. Prendre activement soin de soi et grandir en conscience n'est pas un bonus, c'est un requis absolument nécessaire du poste. Nous vous enseignerons une "discipline" de savoir-être que nous vous demanderons de pratiquer au quotidien.
• Nous travaillons avec des enfants hyperactifs et autistes et vous devez être à l'aise avec la différence.
• Nous travaillons en musique
• Ce poste n'est pas un "job ordinaire". Nous sommes une équipe de passionnés et nous cherchons une personne prête à s'investir et à grandir avec nous, qui amène une énergie dynamique et positive. Nous cherchons une personne alignée à nos valeurs (voir ci-dessus). Notre mission de service est au coeur de notre raison d'être et  nous cherchons une personne prête à contribuer à une cause qui la dépasse.

Salaire et bénéfices

• Salaire annuel brut de 43'200 à 61'440 CHF en fonction du taux et des compétences
• Opportunités de développement personnel et professionnel

Le Centre NeuroFit en bref

Ouvert en 2003 par le Dr Yannick Pauli et Mme Cecilia Pauli, le Centre NeuroFit de Lausanne offre une approche intégrative et transformative de la santé naturelle en combinant soins chiropratiques, neurologie fonctionnelle, médecine fonctionnelle et du style de vie et coaching transformatif.

Le Centre NeuroFit est la branche clinique du Groupe NeuroFit. Le Groupe NeuroFit développe une nouvelle approche de la médecine. Après avoir aidé plus de 10'000 personnes, sa vision pour les 25 prochaines années est d'aider un million de personnes qui n'ont pas été améliorées par la médecine conventionnelle en se focalisant sur les "7 cerveaux" (plus d'infos sur la page suivante)